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Optimización de la gestión de traslados interhospitalarios en el Summa 112 en tiempos de Covid 19
El SUMMA112 es el servicio de Urgencias Médicas de la Comunidad de Madrid que tiene como Misión elevar el nivel de salud y bienestar de la población y satisfacer sus expectativas a través de la prestación de asistencia sanitaria a las emergencias extrahospitalarias;mediante el desarrollo de la mejora continua a través de la competencia,implicación y satisfacción de las personas que trabajan en nuestros centros,la eficiencia,el equilibrio financiero en nuestras actuaciones,favoreciendo la mejora global del sistema sanitario cooperando y estableciendo alianzas con otras organizaciones.
Para cumplir con su cartera de servicios, de atención allí donde el ciudadano lo precise, coordinación y realización de traslados interhospitalarios de pacientes críticos, atención a situaciones sanitarias en medios de especial dificultad y el apoyo y atención en situaciones de múltiples víctimas, catástrofes e incidentes de riesgo biológico cuenta con una flota de 26 UVImóviles, 2 Helicópteros Sanitarios y 18 Vehículos de Intervención Rápida.TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE TRASLADOS INTERHOSPITALARIOS EN EL SUMMA112 EN TIEMPOS DE COVID19
Descripción corta de la buena práctica: Trasformación del SUMMA112 , adoptando nuevos modelos para la coordinación de pacientes críticos a fin de dar respuesta a la crisis del COVID19 en la C.Madrid (CM), y de forma específica, al impacto en la presión hospitalaria en el periodo de mayor saturación.
Se ha llevado a cabo un sistema pionero en el campo de la coordinación implementando un sistema de comunicación basado en mensajería instantánea, con posibilidad de videollamada al igual que repositorio de documentos…con un servidor seguro que por una parte, fomenta la comunicación fluida, además de agilizar la coordinación de camas, con el avance en la gestión de casos que se logra realizar.
De tal manera que alineándonos con la estrategia integrada de la coordinación centralizada de camas para pacientes pendientes de ingreso de la organización que tenía como objeto garantizar la prestación de cuidados de calidad a los ciudadanos, en términos de accesibilidad y equidad a los recursos sanitarios, hemos optimizado el circuito de coordinación de traslados interhospitalarios de pacientes críticos mediante la aplicación de las TIC y la implicación de los diferentes partners del sistema sanitario.DESARROLLO DE LA BUENA PRÁCTICA
El traslado interhospitalario es el transporte sanitario de un paciente entre dos hospitales que tiene lugar o bien para la realización de una técnica diagnóstica o bien para recibir un tratamiento específico que no se realiza en el hospital emisor.
Es el SUMMA112 quien presta este servicio, a través de un proceso sometido a seguimiento y revisión continua para la optimización del traslado de pacientes entre los centros sanitarios de la red de hospitales. Su gestión se lleva a cabo por la Enfermeras del Servicio Coordinador de Urgencias (E-SCU), que reciben la solicitud del hospital emisor, establecen el contacto con el hospital receptor y, en función de criterios explícitos preestablecidos, asignan el recurso móvil idóneo que realizará el traslado. Este proceso está estandarizado y certificado en la norma UNE EN ISO9001.
Desde finales de febrero de 2020, debido a la situación de emergencia sanitaria generada por COVID19 se dieron de forma paralela dos hechos de gran impacto, de una parte la saturación de camas de críticos en los hospitales de la CM, que generó un aumento importante del número de llamadas con solicitudes de traslados para su gestión, y por otro lado la saturación del teléfono receptor de estas llamadas(061), debido a la gran demanda telefónica de pacientes, por lo que los responsables de camas de críticos de los hospitales tenían una mayor dificultad para contactar con las E-SCU.
La saturación de camas de críticos motivó que se diera lugar a una reorganización para la optimización de las mismas que garantizara su disponibilidad para los pacientes que las precisaran, iniciativa que partió de los intensivistas de la CM y que fue apoyada por la Consejería de Sanidad. La gestión centralizada de camas comenzó con fecha del 7 de marzo de 2020 hasta el 20 de mayo 2020 de forma ininterrumpida hasta la actualidad.
La Gestión Centralizada de Camas, liderada por los intensivistas de la CM, necesitaba un aliado indispensable: el SUMMA112.
El SUMMA112, para responder a esta nueva necesidad, llevó a cabo una transformación en el traslado interhospitalario para su optimización y ágil respuesta a las demandas de pacientes críticos. Esta transformación hizo posible que se atendieran más de 470 solicitudes de traslado interhospitalario en Soporte Vital Avanzado, distribuidas entre la primera y la segunda ola ( 214 y 264).
El primer paso fue la configuración de un Grupo de trabajo de profesionales de primera línea, con conocimiento experto de la operativa de la realización de Traslados Interhospitalarios, cuyo cometido fue el diseño de un circuito especial que se adaptase a la nueva demanda y optimizase los traslados tanto en número, como tiempos como características concretas de las condiciones de cada solicitud.
El puesto de trabajo de E-SCU se considera dentro del perfil competencial de Recursos Humanos del SUMMA112 como de nivel experto. La enfermera que lo desempeña debe tener un amplio conocimiento sobre la organización asistencial del SERMAS (hospitales con los diferentes servicios con los que se tiene mayor relación), sobre los procedimientos y su gestión, y competencia clínica y de cuidados. Estos requisitos son esenciales ya que es ella la que recibe la llamada del médico del hospital emisor que demanda el TIH y le transmite las necesidades del paciente, y que tendrá que registrar y poner en comunicación al médico del hospital receptor en el que busca cama o procedimiento diagnóstico, y todo el proceso debe ser garantista, ágil y preservar la seguridad del paciente.
La necesidad de este circuito especial se fundamentaba en:
– La sobrecarga de llamadas por el circuito de 061 debido a la avalancha de llamadas de pacientes relacionadas con el COVID19.
– Gestión precisa de recursos especiales altamente cualificados para el traslado de dichos pacientes en estado crítico.
– Requerir una supervisión constante de cada uno de los pasos del proceso .
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE TRASLADO INTERHOSPITALARIO PREVIO A LA GESTIÓN CENTRALIZADA DE CAMAS.
Los traslados interhospitalarios se gestionaban como una Coordinación Interhospitalaria de Paciente Crítico:
– Solicitud a través de 061
– Coordinación interhospitalaria, actividad que desarrolla la E-SCU y que como se ha referido, precisa una gran competencia técnica y dominio de la organización por la
complejidad de la red hospitalaria de la Comunidad de Madrid y se consigue que el proceso se optimice y reubicar al paciente en un centro idóneo.
– Confirmación con ambos hospitales el traslado, recopilación información clínica del paciente
– Solicitud de recurso
– Envío de recurso para realización del traslado
En los primeros días de marzo 2020, se evidenció que este procedimiento no era adecuado para una situación que desbordaba todas las previsiones.
Primeros cambios:
Ante el incremento de las demandas COVID-19, se creó una Mesa de Traslados de enfermería específica para COVID-19, con la participación de las E-SCU.
Se creó una comunicación preferencial con el equipo de intensivistas que realizaban la gestión centralizada de camas. Las solicitudes se realizaban a través de un un mensaje en una aplicación de comunicación instantánea a la Subdirección Médica de Transporte. Una vez que la solicitudes habían sido aceptadas, se facilitaba un listado a la Mesa de Traslados COVID y se procedía de la misma manera:
– Confirmación con ambos hospitales del traslado, recopilación información clínica del paciente
– Solicitud de recurso
– Envío de recurso para realización del traslado
Esta fue una medida de “urgencia”, ya que el proceso, aún siendo garantista, pivotaba sobre un sistema que no daba opción a incluir las necesidades del paciente, pero dio experiencia para la implantación del nuevo procedimiento diseñado.BUENA PRÁCTICA: CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO
Se estableció un grupo de comunicación en MicrosoftTEAMS, en la que se incluyeron todas las partes interesadas en el procedimiento: intensivistas de gestión centralizada de camas, Subdirectora de transporte, equipo gestor de transporte, enfermeras de Mesa de COVID-19.
Esta herramienta permitía incluir documentos (procedimientos,los cambios que se fueran precisando..), así como la información necesaria para los traslados estando garantizada y cumpliéndose la legislación relativa a protección de datos.
Con la creación del grupo de TEAMS, una vez solicitado y aceptado el traslado de un paciente, el intensivista de referencia del hospital de origen o bien, el coordinador de traslados del día, envía un SMS a los coordinadores de Enfermería del SUMMA112 a través de esta aplicación informándoles del traslado y solicitando el mismo.
– Los datos de solicitudes están consensuados entre ambos: nombre, apellidos, edad, situación de estabilidad, diagnóstico y teléfono de contacto(especialmente útil
para los centros privados)
– El coordinador de enfermería una vez que tiene los datos del paciente genera la ficha de SITREM, a través del operador061.
– Con la ficha generada, se cumplimenta como una coordinación interhospitalaria al uso, confirmando con ambos hospitales y ultimando los detalles
del estado clínico del paciente
– Envío del recurso idóneo según estado clínico del paciente para la realización del traslado.
– Se hace una gestión proactiva del riesgo, verificando los pasos del proceso que pueden constituir problemas o dificultades durante el traslado, antes, durante o después
del traslado, gracias al espacio de comunicación, y ambiente de confianza generado. Dichas dificultades o situaciones que se tienen que tener previstas pueden ser por
ejemplo empeoramiento del paciente, retraso en la hora de recogida, cambio de condiciones del paciente, etc…lo que genera mayor seguridad del paciente.
– Se comunican los tiempos de recogida y llegada del paciente, para optimizar la logística asistencial y la operatividad de los profesionales sanitarios encargados de la
recepción y acogida del paciente en los centros hospitalarios.
– Cuando la demanda de traslados sobrepasa los recursos disponibles, se lleva a cabo una priorización de los mismos, en cuanto a criterios de gravedad y beneficio del
paciente del traslado, consensuándose dentro del grupo de expertos (intensivistas y enfermera del SCU) que puede ser modificada a lo largo del día, al disponer de la
información en tiempo real. De esta forma El proceso de traslado interhospitalario conforme el avance de la pandemia ha hecho que se fueran incorporando cada vez
más prestaciones como ha sido el retorno de los pacientes al hospital emisor de menor complejidad de cuidados, para lograr una reorganización de los recursos
disponibles, y garantizar la oportunidad de asistencia de cuidados intensivos a otros pacientes subsidiarios de los mismos ó debido a las complicaciones de la COVID
contemplar la realización de traslado de paciente con sistema de Oxigenación por Membrana Extracorpórea o ECMO, traslados de altísima complejidad tanto por el
estado crítico del paciente como la logística que supone el traslado de todo el material y dispositivos sanitarios que precisa, que supusieron un 13% de los mismos.
Los traslados con ECMO se pueden dar dos circunstancias: pacientes que se trasladan para valoración de ECMO en hospital destino o pacientes que hay que poner ECMO en hospital de origen y trasladar al hospital destino con el ECMO en el recurso móvil. Este último requiere de una coordinación de tiempos hospital- SUMMA112 exquisita, al ser un proceso tiempo dependiente, es decir, el tiempo corre en contra del éxito de la técnica para la curación del paciente.
Para lograr una coordinación satisfactoria, primeramente se debe trasladar a los profesionales del Hospital de destino al hospital emisor o de origen para la implantación del dispositivo ECMO, para en un segundo paso, controlando en todo momento los tiempos de asignación de recurso móvil tipo UVI móvil para el traslado del paciente con el ECMO colocado, además de un vehículo de apoyo para el traslado de todo el equipo sanitario responsable de implantación a su hospital de origen.
Los traslados de pacientes con ECMO precisan unas características específicas en la forma de conducción y en la velocidad, por lo que precisa escolta de las fuerzas de seguridad del estado para garantizar la seguridad del convoy sanitario al ir a una velocidad constante y anormalmente reducida.
El proceso de petición de TIH ha requerido una adaptación para responder a las características que precisa (rapidez, agilidad, sencillez, seguridad y eficiencia),evolucionando desde las llamadas por 061 con el tiempo invertido en hablar con diferentes interlocutores a la incorporación de las TIC con MicrosoftTeams, pasando por otro tipo de apps de comunicación instantánea.
El SUMMA112 ha hecho un notable esfuerzo poniendo conocimientos, organización y recursos para garantizar la realización de los traslados interhospitalarios en el mismo día, garantizando que todos los pacientes eran traslados. Dada la carga de trabajo, se incorporaron otros recursos ajenos que fueron coordinadas y supervisadas directamente, en un proceso multiprofesional e interinstitucional enfocado a dar respuesta a la nueva situación de emergencia sanitaria.RESULTADOS
La aplicación de esta buena práctica ha logrado:
• Reducir los tiempos de respuesta a la demanda, con independencia de la situación en las líneas de 061, al ser una vía alternativa.
• La supervisión continua de las E-SCU de las peticiones solicitadas,debido a la instantaneidad de la alerta en los diferentes dispositivos, contribuye también a la
reducción de los tiempos.
• Permite mantener informados a todos los profesionales de la evolución del traslado en tiempo real y de posibles incidencias, además de la
identificación inequívoca de traslado por reorganización de pacientes COVID positivo, para garantizar la prioridad de atención al mismo, en la medida de que los avisos
primarios y las emergencias en proceso de atención en ese momento nos permita.
• Las gestiones y la comunicación se realizan en tiempo real y sin distorsión de la información. Esto supone una reducción del tiempo de gestión en todos los pasos
y optimización de la información al hablar con el interlocutor adecuado en primera instancia (médico intensivista con enfermera de coordinación).
• Total transparencia del proceso, que fomenta la participación y confianza entre todos los implicados en la coordinación.
• La plena trazabilidad del proceso con la visualización de las claves (los indicadores de identificación y seguimiento) de llegada, de finalización…. Garantizando la
seguridad de los datos en todo momento, por la seguridad que ofrece el doble canal, en audio y escrito. Contribuye a que se pueda actuar de manera más ágil ante
cualquier incidencia.
• La implantación de este proceso ha impedido el bloqueo de las camas de críticos, gracias a la agilidad en la redistribución de pacientes, al atender a todas las solicitudes
en el mismo día,al permitir la organización de los hospitales para la planificación de sus camas.
La gestión centralizada de los recursos de pacientes críticos a través de los Intensivistas de la C.Madrid junto con la colaboración en la organización del Transporte Sanitario del SUMMA112 en la pandemia COVID esta siendo una actuación efectiva y eficiente, garantizando la seguridad de los pacientes, y haciendo realidad los principios de equidad y accesibilidad de nuestro sistema sanitario en un periodo de extrema dificultad por la Pandemia.
La adaptación de la organización en situaciones de crisis basada en la experiencia de profesionales expertos como los Intensivistas y las enfermeras del SCU permite una gestión del cambio ágil, efectiva, eficiente y exitosa como puede reflejar este proceso.
El manejo de herramientas novedosas o TIC’s como MicrosoftTeams en los cambios de organización ha dado agilidad a la adaptación de este proceso y refleja que los momentos de crisis son una oportunidad para mejorar nuestros procesos y mantener la calidad de la asistencia en condiciones adversas.
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