HVR Inycoms Cells

Con un denominador común: la INNOVACIÓN TECNOLÓGICA. Nuestros servicios nos mueven hacia un mismo reto: conectamos Tecnología y Negocio para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus resultados.

¿CÓMO LO HACEMOS?
A través de la implantación de Soluciones y Servicios Tecnológicos gracias a nuestra especialización en:
 Tecnologías de la Información y Comunicaciones
 Digital Business
 Ingeniería, Integración e Innovación (i3)
 LifeCare Integration

¿QUÉ NOS HACE DIFERENTES?
Nuestra apuesta por la innovación y la investigación. Disponemos de un amplio know how, especializado en tecnología aplicada a diversos sectores de negocio, que nos permite desarrollar proyectos en diversas áreas.
 Especialistas en tecnología y soluciones aplicadas al sector hospitalario y lideramos el asesoramiento, suministro y mantenimiento de equipos y soluciones tecnológicas innovadoras en varios hospitales, así como su gestión integral.
 Equipos capaces de desarrollar proyectos tecnológicos de transformación digital con los que ayudar a nuestros clientes a conseguir sus retos.

TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA
HVR INYCOM CELLS
LA RESPUESTA ÁGIL DE INYCOM ANTE EL CAMBIO PROVOCADO POR LA CRISIS COVID-19

Descripción corta de la buena práctica: La crisis COVID-19 ha puesto de relieve el entorno VUCA en el que nos encontrábamos y que exige que las organizaciones “se adapten” de forma más ágil como necesidad para sobrevivir. La velocidad de respuesta a este cambio y una actitud proactiva y no reactiva son las claves del éxito, el punto de partida, una cultura de excelencia arraigada al continuo cambio.
HVR Inycoms Cells da respuesta a esta necesidad. Su filosofía se basa en estructuras organizativas interconectadas y multifuncionales (funcionamiento tipo célula) que, mediante una serie de programas coordinados de actuación, se han ido “activando” en función de la situación de crisis para responder a las necesidades cambiantes de la misma.
La coordinación de actuaciones por parte del comité de crisis, acorde al Ciclo Emocional del Cambio, y ejecutadas por las diferentes células de forma ágil, ha derivado en beneficios tangibles, principalmente relacionados con la Seguridad y Salud de las personas en su sentido más amplio (0 ERTES, 0 Accidentes graves, 100% plantilla teletrabajo flexible), económicos (crecimiento 11%, crecimiento rentabilidad 52,2%) y sociales (iniciativas sociales COVID-19, +100.000€ Inycom Invierte, 6,7% crecimiento plantilla media, NPS 7,2).

DESARROLLO DE LA BUENA PRÁCTICA

1. Análisis de la situación de partida
El COVID-19 ha sido una de las amenazas materializadas que más impacto ha tenido en la historia. Si bien este riesgo no estaba contemplado en el Plan de contingencia, tal y como se produjo, parte de su contenido y una rápida reconducción de las medidas diseñadas fueron en los inicios de la crisis de vital importancia.
Inycom desarrolla servicios de electromedicina en hospitales, lo que nos hizo tomar conciencia anticipada de esta crisis inicialmente sanitaria. Ello nos permitió adoptar decisiones relevantes semanas antes de que se decretara la situación de alarma en España.
En enero de 2021 se constituyó el Comité de Crisis con reuniones diarias para establecer pautas de actuación y se constituyeron los equipos multidisciplinares de las diferentes HVR Inycom Cells para pasar a la acción.
Establecer pautas en este contexto no era fácil. Visualizar el ciclo emocional de este cambio, porque sin duda COVID-19 ha supuesto un cambio organizacional relevante, y coordinar y empoderar las diferentes células para que gestionaran con agilidad las diferentes actuaciones fueron las claves del éxito.
2. Misión de las diferentes HVR Inycoms Cells
1. SSTCovid. Seguridad y Salud (SST) ante COVID-19
Célula establecida para garantizar la Seguridad de las personas ante el COVID-19. Refuerzo del personal en tareas propias de SST para garantizar la información, formación, entrega de EPIS y las coordinaciones de actividades empresariales relacionadas con personal IN SITU, en especial en hospitales.
2. SIInfra. Infraestructura Segura para Teletrabajar
Célula establecida para garantizar unos Sistemas de Información seguros para el Teletrabajo a la totalidad de la plantilla. Se reforzó la infraestructura TI así como los recursos y personas centradas en activar el Plan de contingencia garantizando herramientas colaborativas, capacidad, seguridad y rendimiento adecuados de todas las aplicaciones y conexiones para servicios con clientes.
3. SSTPsico. Seguridad y Salud Psicosocial
Célula establecida en conjunto con la RLT para garantizar la salud en el ámbito Psicosocial. Se trabajaron iniciativas relacionadas con la gestión del stress, ansiedad, etc., situaciones que aparecían en las épocas de mayor incertidumbre como la provocada por el confinamiento. Se activó la campaña #InycomCercaDeTi y nos acompañaron especialistas externos como ASERHCO con programas como #YoMeCuidoEnCasa.
4. SEmo. Salud Emocional y Sostenibilidad de la organización
Célula establecida para trabajar la Salud emocional relacionada con la sostenibilidad de la compañía. Esta célula trabajó de forma Proactiva, ofreciendo apoyo a nuestros clientes y buscando iniciativas personales que ofrecieran nuevas oportunidades de negocio a través de programa #InycomInvierte. Trabajar con visión optimista activó el ánimo, la participación y las buenas ideas.
Hoy sin duda contamos con un portfolio de soluciones ampliado que impactan de forma positiva en la sociedad.
5. SOrg. Salud Organizacional
Célula establecida para mejorar la Organización del Trabajo, la Gestión del Tiempo, el ritmo de trabajo, etc. ya que este cambio supuso flexibilizar el trabajo en entornos colaborativos con situaciones personales complejas durante el confinamiento. Tuvimos que comenzar todos a acostumbrarnos a trabajar de otra forma, gestionar adecuadamente la carga del trabajo y “desconectarnos digitalmente”.
6. SIPT. Seguridad del Puesto de Teletrabajo
Célula establecida para asegurar que los puestos de trabajo remotos se ofrecen con garantías de seguridad y que evitan riesgos relacionados con la Información, dada la creciente situación de amenazas y hackeos cibernéticos.

3.- HITOS SIGNIFICATIVOS

Secuencia de activación de las HVR Inycoms Cells
El Comité de Crisis -formado por la alta dirección y otros responsables que se añadían acorde a la situación- dirigía la activación/desactivación de las células, otorgando independencia en la toma de decisiones de gestión y operativas. Esta nueva forma organizativa otorga una gran agilidad para la adaptación al cambio.
Las etapas que fueron aconteciendo pueden asimilarse, casi en su totalidad, a las emociones que se producen durante un cambio

1. PRE COVID19 EN SPAÑA (dic 2019 – febr 2020)
Optimismo desinformado. Si bien lo veíamos venir por nuestra posición en hospitales (recordar que el 31 de enero de 2020 llegaron a España los primeros repatriados por COVID-19 al hospital Gomez Hulla donde trabajan unos 10 compañeros del #InycomTeam), existía cierta incredulidad generalizada sobre el impacto que podía generar esta nueva amenaza en España.
 Constitución formal del comité de crisis y se establecen las primeras células de trabajo
 Rápida activación de la célula 1. Objetivo principal: seguridad de las personas. Se establecieron bases de actuación en SST acorde a los 3 perfiles de riesgo personal: IN SITU en Hospitales, IN SITU otros centros y resto de perfiles que podían Teletrabajar.
Se establecen diversas actuaciones de información y formacion, así como pautas para establecer equipos IN SITU tipo burbuja que rotaran en sus actuaciones para garantizar la continuidad de nuestros servicios.
 Rápida activación de la célula 2. Se activaron los Planes de contingencia TIC para posibilitar el Teletrabajo al 100% de los trabajadores, reforzando recursos para dar cobertura a las diferentes problemáticas existentes de conexiones a sistemas de cliente que se fueron resolviendo de forma que 1 semana antes del confinamiento las personas ya estaban en sus casas teletrabajando

2. INICIOS SITUACIÓN EN ESPAÑA (principio de marzo 2020).
Optimismo desinformado. Situación de alarma en la sociedad y en nuestros clientes ante el desconocimiento y la incertidumbre generada. La poca información derivó en caos sanitario y económico.
 Se activa la célula 5 para coordinar actuaciones con clientes: comunicar nuestra predisposición a ayudar ante los inconvenientes e intentar las mínimas repercusiones posibles por la paralización o reducciones de alcance de los servicios ofrecidos.
 Se inicia la activación de la célula 3 con actuaciones de comunicación y trasparencia (nos encontrábamos con alguna situación de ansiedad)
 La célula 1 sigue a pleno rendimiento, asegurando el suministro y entrega de EPIS, y resolviendo casuísticas varias relacionadas con las coordinaciones de actividades empresariales. Fueron necesarias varias actuaciones para minimizar situaciones de peligro del #InycomTeam, sobre todo en entornos sanitarios.

3. SITUACIÓN DE CONFINAMIENTO (11 marzo – 10 mayo)
Pesimismo desinformado. Nos encontramos diversos problemas, preocupación del personal IN SITU sobre todo en hospitales, y multitud de necesidades familiares complicadas para el personal en Teletrabajo
 Célula 1 muy activa y célula 2 en alerta
 Se activa la célula 3 con actuaciones de tipo psicosocial y apoyo a familias con la campaña #Inycom-te-cuida y la campaña de ASERHCO #YoMeCuidoEnCasa que incluía actividades como cuidar el cuerpo, las emociones y la familia. Además de fomentar la flexibilidad que la situación familiar requería, se trabajó activamente la comunicación. Se estableció una de las actuaciones que más repercusión positiva ha tenido: llamadas personales al 100% de la plantilla para interesarnos por sus situaciones personales y brindarles el apoyo necesario.
 Se comienza a activar la célula 4 con iniciativas PROACTIVAS como el programa #InycomInvierte (participación y el fomento de ideas de innovación para ampliar nuestro porfolio), iniciativa muy bien recibida por el positivismo y confianza en la sostenibilidad de la empresa que generó.

4. POST CONFINAMIENTO (mayo – junio 2021).
Valle de la desesperación. Tras el confinamiento se produce un sentimiento generalizado de creer que la situación no va a cambiar…
 Célula 4 Seguridad Emocional muy activa, el programa #InycomInvierte genera entusiasmo y son 17 las iniciativas que se presentan defienden y seleccionan para su rápida puesta en marcha.
 La célula 3 sigue activa con más actividades para mantener el pulso dentro de la campana #Inycom-cerca-de-ti
 Se activa la célula 5 y se establecen actividades relacionadas con la Resiliencia y con la necesidad de gestionar adecuadamente la carga de trabajo, el estrés y desconexión digital.

5. ÉPOCA DE VERANO (julio-agosto 2021).
Optimismo informado. En general se relajan medidas y se aprovecha para comprobar la percepción de las personas a través de una encuesta formal de clima laboral.
 Se refuerza la célula 4 para renovar y ampliar con nuevas propuestas el desarrollo de las personas clave. Son 3 los Programas de liderazgo que se diseñan para el nuevo ejercicio 2020-2021, DAVINCI, NADAL y MacGyver. Fruto del programa #InycomInvierte son intensas las actividades del diseño del nuevo portfolio de soluciones dirigidas a la transformación digital de las organizaciones (Tarjeta ciudadana virtual, InycomLAB, CADIA, InycomEnergía). Incluso se comienza a negociar la adquisición de una compañía especializada en ERP Industrial que nos complementa las soluciones de Industria4.0
 A finales de agosto la célula 1 ha de reactivarse para trabajar en solventar problemáticas de la segunda ola, se refuerzan actuaciones de coordinación relacionadas con personal en cuarentena

6. ACTUALIDAD (sept – actualidad)
Optimismo informado. Tras varias olas que han generado situación de inseguridad, se mantiene el pulso con actuaciones proactivas que hagan crecer la compañía. El teletrabajo ha venido para quedarse y hay que ir diseñando cómo queremos que sea nuestra organización en el futuro.
 Célula 3 se activa para establecer actividades relacionadas con la Salud y los nuevos riesgos psicosociales relacionados con el teletrabajo (riesgos por aislamiento, gestión de horarios, separación de los ámbitos laborales y familiares, etc.)
 Célula 5 se activa para identificar actividades IN SITU reconducibles a teletrabajo para que la totalidad del personal pueda beneficiarse de esta medida.
 Se activa con fuerza la célula 6 para definir e implantar esas medidas de seguridad que requieren los puestos remotos. El teletrabajo será nuestra nueva realidad y hay que dotarlo de garantías y de seguridad.

7. POST COVID (futuro).
¿Seremos capaces de salir con éxito de esta situación?
Por desgracia no hemos llegado a la nueva normalidad pero tenemos claras todas las lecciones aprendidas y seremos capaces de salir reforzados. Es hora de revisar nuestra estrategia de compañía y adaptarla a la nueva realidad.
 Mantendremos las células con baja actividad pero en alerta
 La estrategia ha de contemplar el Teletrabajo, las nuevas Tendencias y la futura situación del entorno con actuaciones que nos harán diferentes en todos los aspectos:
 Adaptar nuestro marketing a la “Virtual Sales Era”
 Seguir potenciando el desarrollo de las personas y el liderazgo.
 Seguir trabajando la Comunicación Transparente
 Entender la Salud de forma holística contemplando la salud de las personas y también las emociones de los grupos de interés
 Construcción de estructuras tipo célula, estructura más plana e interconectada
 Seguir fomentando el INTRA EMPRENDIMIENTO para generar un catálogo de servicios innovador
 Mejorar la Gestión del portfolio para optimizar los programas y proyectos alineados con la estrategia corporativa
 Invertir y potenciar aquellas iniciativas que repercutirán en la sostenibilidad del mundo #Inycom-con-los-ODS

Pueden ver más detalles de la descripción de la buena práctica a través del siguiente video: https://youtu.be/LCYqfaeFraQ

RESULTADOS

 Entender y gestionar la Seguridad de forma holística (COVID-19, psicológico y emocional) tanto interna como externa ha facilitado la sostenibilidad de la empresa y su entorno.
 Proyectos de inversión del programa #InycomInvierte han promovido nuevos modelos de negocio (eSalud, Tarjeta ciudadana, Inycom Energía..)
 La estructura en células multidisciplinares proactivas y no reactivas ha derivado en una organización innovadora, acorde a las nuevas tendencias Ágil.
 Las actuaciones de desarrollo del Liderazgo han permitido reaccionar mejor ante la incertidumbre y gestionar adecuadamente el ciclo emocional de vital importancia en esta crisis
 Las actuaciones sociales COVID-19 y algunos de los proyectos de la iniciativa #InycomInvierte sin duda repercutirán en la calidad de vida de los ciudadanos.
Lecciones aprendidas
 Todas las células son importantes, aunque se han de activar con recursos acorde al ciclo emocional del cambio. Unas influyen en las otras, es necesario contemplar la seguridad con un enfoque holístico.
 El ciclo emocional de la organización es el promedio de los ciclos emocionales de las personas que forman el #InycomTeam.
 Las personas quieren colaborar en estas situaciones: establecer mecanismos adecuados que fomenten esta colaboración es sin duda una ventaja competitiva.
 Es de vital importancia la comunicación y se agradece que la comunicación sea humana y no tan formal.
 Las oportunidades del futuro se deben potenciar con inversión. Escuchar ideas y apostar por ellas es garantizar la sostenibilidad de la organización.
 El CAOS y la incertidumbre necesitan agilidad de respuesta. Las células coordinadas y empoderadas ofrecen agilidad frente a estructuras más jerárquicas.
 No bajar la guardia, realmente todavía no hemos salido con éxito de este cambio, estamos en optimismo informado, debemos mantener el pulso con las actuaciones adecuadas que no nos conduzcan a situaciones “valle de la desesperación”.

BENEFICIOS ECONÓMICOS*
 Crecimiento negocio 11%
 Crecimiento resultado 52,2%.
 Crecimiento EBITDA/Facturación 56,88%
 Crecimiento Facturación 9,65%

SEGURIDAD Y SALUD DE LAS PERSONAS
 Nº ERTES 0
 Plantilla NO IN SITU en teletrabajo flexible 100%
 Personal Experience. NPS 7,2 (valor mercado 7,1)
 Disminución absentismo en un 1% Promedio 2021 2,28% (tasa nacional actual entre 5,5-8,9%)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 incidentes TIC graves 0 (ningún incidente de indisponibilidad de acceso a los sistemas y servicios)

ENTORNO SOCIAL
 Crecimiento plantilla* 6,7%
 Formación 2.390 inscripciones, +17.000h formacion 23,73h/persona (media FUNDAE 2019 22,4h)
 #InycomInvierte 17 ideas presentadas. 7 proyectos de inversión sostenibles. +100.000€ invertidos
 Iniciativas sociales COVID (diseño de un CPAP domiciliario junto con el Hospital clínico de Zaragoza diseño conjunto con BSH de un prototipo de alto flujo, para tratamiento pre-respirador)

*Comparativas evolución ejercicio 2019-2020

CLAVES DEL ÉXITO
 Gestionar con VISION acorde al ciclo emocional del cambio.
 Estructura Organizativa en células multidisciplinares empoderadas para actuar facilitan la agilidad necesaria en situaciones de cambio acelerado.
 Coordinación y seguimiento diario a través del comité de crisis.
 Comunicación y Transparencia.
 Colaboración y participación.
 Proactividad y Positivismo
 Inversión para la sostenibilidad.

Detalle del nuevo portfolio generado a raíz del programa #InycomInvierte https://youtu.be/0Ls8rIJ3SSI

HVR Inycoms Cells