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FUN ENGAGEMENT como plataforma de transformación digital, engagement y gamificación para poner al empleado en el centro
ENCAMINA es una Consultora Tecnológica con más de 20 años de experiencia en el sector TIC. Nuestra misión es impulsar lo mejor de los profesionales y los procesos de organizaciones medianas y grandes de todo el mundo, mediante aplicaciones SaaS y proyectos relevantes, aprovechando nuestros productos de huella digital y nuestra excelencia en la mejor tecnología cloud de MicrosoftNuestro factor diferencial consiste en trabajar “Pensando en Colores”, de forma fresca, optimista y en equipo, poniendo nuestro foco en las personas, el talento y la innovación.
Nuestra visión, es ser líderes en el ecosistema Microsoft para el ámbito nacional y un referente internacional en soluciones y servicios de nicho a través de la nube.Y queremos lograrlo con intensidad, desde el lugar donde más nos gusta vivir, con un equipo brillante, colaborando para clientes excelentes, y generando riqueza para nuestra sociedad, nuestros profesionales y nuestra empresa.
También tenemos un propósito como empresa: “Crecer personal y profesionalmente, inspirar y ayudar a otros, transformar a nuestros clientes y crear valor para el mundo”.
TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA:
FUN ENGAGEMENT como plataforma de transformación digital, engagement y gamificación para poner al empleado en el centro
Descripción corta de la buena práctica: La práctica que queremos presentar es el FUN ENGAGEMENT (FE), una metodología para aumentar el vínculo con nuestros empleados a través de la gamificación y la tecnología. La utilizamos en nuestro día a día y forma parte del catálogo de productos y servicios que también ofrecemos a nuestros clientes.
Consiste en crear un entorno amigable, divertido y positivo que nos ayude a crear vínculos con la empresa (actual o futura), con nuestros colegas o con nuestros jefes. Para ello, desarrollamos una serie de acciones específicas (con un sabor divertido y entretenido), que acompañen las políticas, procesos o sistemas de la organización.
Para ENCAMINA, una parte del FE se materializa en una familia de aplicaciones para jugar y aprender, diseñadas en nuestro laboratorio de Innovación: TeamsChamp, PlayQuiz y TeamExperts. Estas aplicaciones están basadas en la gamificación, y mediante su uso en una organización: Ayudan a los empleados a adoptar la tecnología en la que ha invertido su compañía; detectan talento oculto en la organización; impulsan la productividad y la transformación digital de las empresas y ponen al empleado en el centro de la estrategia empresarial.
La otra parte del FUN ENGAGEMENT tiene que ver con retos paralelos tiene que ver con retos paralelos que se desarrollan en plataformas como la la red social corporativa o los pasillos.
DESARROLLO DE LA BUENA PRÁCTICA:
Antes de adentrarnos en cómo el FUN ENGAGEMENT nos ha permitido reconectar, tenemos que poner algo de contexto al trabajo que hacemos en ENCAMINA como expertos en tecnología Microsoft.
La misión de ENCAMINA es “Impulsar lo mejor de los profesionales y los procesos de organizaciones de todo el mundo, mediante aplicaciones SaaS y proyectos relevantes, aprovechando nuestros productos de huella digital, la mejor tecnología Microsoft y nuestra actitud Piensa En Colores”. Para que esto ocurra, para impulsar lo mejor de los trabajadores, es vital que éstos se sientan conectados emocionalmente con su organización. Por eso, en 2018 empezamos a trabajar en una suite de aplicaciones (que serían el germen del FUN ENGAGEMENT) para impulsar la transformación digital de las empresas a través del juego y la gamificación. Jugar es divertido, y la diversión es un ingrediente poderoso en la motivación de empleados.
La dinámica de estas aplicaciones se basa en el juego que, por un lado, facilita el aprendizaje de la tecnología Microsoft 365, y por otro, proporciona momentos de diversión y de sana competición entre los compañeros. Además, retar a los compañeros potencia la creatividad y logra más conexión entre las personas y los equipos de trabajo.
Nuestras aplicaciones SaaS hoy en día son:
– TeamsChamp es una aplicación web o integrada en Teams cuyo objetivo es potenciar las habilidades necesarias para la transformación digital de la empresa. La herramienta realiza un análisis del uso de Microsoft 365 y sitúa a cada trabajador/jugador en una posición del ranking en función del uso que hace de dichas herramientas (Yammer, SharePoint, Teams, OneDrive, etc.).
– PlayQuiz, el usuario puede responder diariamente a tres preguntas sobre las mejores prácticas de Microsoft 365 para ganar puntos de conocimiento digital y obtener el conocimiento.
– TeamExperts: Es una herramienta que permite identificar aquellas competencias que más destacan entre los empleados mediante encuestas muy sencillas, realizando 1 pregunta a los compañeros de equipo que trabajan directamente con él.
Durante 2019 y principios de 2020 implantamos estas aplicaciones en decenas de empresas, pero fue a partir de la crisis del Covid cuando cobraron una nueva dimensión: las probamos internamente, las integramos con el concepto de FUN ENGAGMENT y comenzaron a ser descargadas por miles de empresas de todo el mundo.
Problemas de falta de engagement en ENCAMINA
Aunque en ENCAMINA nuestro modelo de trabajo siempre ha sido flexible con posibilidad de teletrabajar según las necesidades de cada uno, con el confinamiento, el 100% de la plantilla teletrabajando y la ausencia de interacción social entre nosotros, percibimos una falta de motivación generalizada.
Tras pandemia fuimos más conscientes que nunca de lo difícil que era reconectar emocionalmente con los compañeros que desempeñan su labor a miles de kilómetros de las oficinas centrales.
Actualmente tenemos un modelo de trabajo híbrido (mezcla entre el trabajo presencial y remoto, a consideración del empleado o del contexto de cada momento), que nos aporta numerosos beneficios de conciliación familiar, flexibilidad, ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos, comodidad, disponibilidad, etc. No obstante, este modelo mantiene las dificultades del deseado engagement con nuestros empleados, favoreciendo la desconexión social con los compañeros de trabajo, y de éstos con la compañía.
En ENCAMINA estaba sucediendo lo mismo que en miles de organizaciones del mundo. Empleados “quemados” y gente desconectada y cada vez menos feliz. Lo corroboran informes como el de la Harvard Business Review, February 10, 2021, donde se apuntan cifras como:
-85% de los trabajadores encuestados reconoce que su bienestar ha decaído
-56% dice que su demanda de trabajo ha aumentado
-54% incrementado de la rotación ( a nivel global) año sobre año
-Cerca del 60% dice sentirse menos conectado con su equipo en el modo remoto
Mejorar el engagement de empleado desde la tecnología
Tras años de experiencia acumulada ayudando a nuestros clientes a mejorar las conexiones con sus empleados a través de la tecnología y la gamificación, teníamos claro que para nosotros la solución también pasaba por replicar internamente esa fórmula. Contábamos con aplaudidos casos de éxito internacionales como Cosentino, APS Health o Santillana, pero jugando en casa y con el ingrediente añadido de un 85% de la plantilla trabajando en remoto, no bastaba con “gamificar”. Teníamos que aportar un plus a nuestros compañeros, un plus de mejora en su experiencia de trabajo en el día a día para reencontrarse con el propósito y el reconocimiento en la empresa, para estar motivados con los retos propuestos y dispuestos a mejorar su rendimiento y compromiso.
Y nos pusimos manos a la obra en esos dos focos: en mejorar la experiencia de nuestros compañeros y en hacerlo con el toque fresco y divertido que caracteriza nuestra actitud “Piensa en Colores”.
Así nació el concepto de FUN ENGAGEMENT, una metodología basada en fidelizar a los empleados a través de acciones, procesos o dinámicas con la diversión como núcleo central, llevando la experiencia digital del empleado un paso más allá. No se trata solo de aplicar herramientas de gamificación, sino también de promover una cultura y un liderazgo amigable, humano y cálido. El empleado pasa a estar en el centro y le proporcionamos no solo “una buena experiencia”, sino una experiencia wow, que le sorprenda, le haga sentir partícipe y le fidelice en la compañía.
Aplicando el FUN ENGAGEMENT en ENCAMINA
La idea es trabajar, y a la vez, sin desviarnos del trabajo, estar formando parte de una divertida competición. Eso es lo que busca el FUN ENGAGMENT. Crear un entorno de trabajo sano, positivo y abierto que fortalezca el vínculo entre los compañeros y con la compañía, para que nuestro talento permanezca feliz en ENCAMINA.
Lo hicimos tras la pandemia y lo seguimos haciendo ahora. Cada vez que decae el nivel de conversación en nuestra red social corporativa, cuando en el ambiente percibimos que la distancia está haciendo mella, o simplemente a la vuelta de las vacaciones de verano o de Navidad, el cuerpo nos pide arrancar una campaña de FUN ENGAGEMENT.
Al iniciar una de estas campañas, invitamos a los compañeros a jugar, pasarlo bien, retarse y ganar premios; pero también, a conseguir un determinado objetivo que valoramos en cada momento en función de la aplicación/juego que vamos a utilizar, ya sea aprender buenas prácticas sobre tecnología, fomentar el conocimiento de la cultura empresarial, o dar feedback a los compañeros sobre su desempeño profesional.
Para ello, desde ENCAMINA determinamos las áreas de mejora que queremos trabajar:
1º Dónde nos gustaría empezar a aplicar una dinámica y por qué
2ºEstablecer objetivos, ¿Qué pretendemos conseguir con esta dinámica?
3º ¿Qué herramientas vamos a utilizar?
Cuando tenemos claros esos puntos, nos ponemos manos a la obra y diseñamos una campaña: con sus hitos, acciones de comunicación, imagen corporativa y título.
De todas las campañas de FUN ENGAGEMENT que hemos hecho, querernos hablaros de dos: La Digital Star League y Back to the future.
La Digital Star League vía TeamsChamp
TeamsChamp, es un producto made in ENCAMINA que el usuario final visualiza dentro de su Microsoft Teams y que tiene como objetivo impulsar las competencias necesarias para la transformación digital de la empresa. Es un juego en sí mismo. Cada trabajador/jugador se sitúa en una posición del ranking en función del uso que hace de las herramientas de Microsoft 365 (Yammer, SharePoint, Teams, Onedrive…).
Pero queríamos darle una vuelta de tuerca más, que hubiera más juego, más emoción, más competición, que hubiera premios…y así fue como llegamos a la Digital Star League (DSL). Y además de impulsar el buen uso de la herramienta Office 365 mediante TeamsChamp, nos propusimos conseguir otro objetivo igualmente positivo para el equipo: potenciar a nuestros embajadores de marca en redes sociales.
Para ello, semanalmente y durante 3 meses, a la puntuación de TeamsChamp, sumábamos la actividad de los compañeros en redes sociales (5 puntos por subir foto a Instagram o Twitter, 1 punto por mencionar a @ENCAMINA, 10 puntos por escribir un artículo, etc.)
Back to the Future vía PlayQuiz y TemExperts
Esta vez el reto era triple. Consistía en experimentar el de nuevo el Fun Engagement desde dentro, ser más conscientes de nuestra cultura de empresa y nuestro futuro, y probar la herramienta TeamExperts antes de sacarla al mercado.
¿Y qué hicimos? Pues durante dos semanas pusimos en marcha un juego que pivotaba sobre todos esos componentes y que llamamos «Back to the Future».
El primer elemento sobre el que giraba nuestro juego era lograr el objetivo de “aprender sobre nosotros”, y para ello nos apoyamos en PlayQuiz, una aplicación de gamificación que se integra en Microsoft Teams, y que permite contestar preguntas y ganar puntos, mientras los compañeros se retan entre sí. En nuestro caso, lo que hicimos fue personalizar esas preguntas con cuestiones relacionadas con nuestra cultura, misión, visión, valores, marca…y cómo evolucionarán en el futuro. Cada día teníamos que entrar al juego y contestar tres preguntas con las que obteníamos puntos (y conocimiento).
El segundo de nuestros objetivos era fomentar y saber más acerca de nuestro propio desarrollo personal y profesional (y el de nuestros compañeros), y para ello nos valimos de TeamExperts, otra herramienta de gamificación para identificar las competencias de un equipo de trabajo.
Con TeamExperts valoramos las capacidades de nuestros compañeros, pero no numéricamente, sino por los valores que le identifican.
Y ya puestos a competir, pensamos que tampoco estaría mal ganar «unos puntitos extra» añadiendo al cóctel un reto diario en nuestra red social corporativa, Yammer, y así, ir midiendo nuestras fuerzas y las de nuestros competidores.
Compusimos un juego que duró 2 semanas, y en el que diariamente teníamos que jugar a PlayQuiz (y de paso fomentar el conocimiento sobre nuestra cultura); jugar a TeamExperts (y de paso dar feedback a nuestros compañeros sobre su desempeño profesional); y participar en el reto de Yammer (un día podía ser subir una foto nuestra con un filtro para hacernos más viejecitos, y otro día todo lo contrario, una foto de bebés o encuestas sobre pelis futuristas…cualquier cosa que nos despertara una sonrisa).
Y así, simplemente jugando, conseguimos ser más conscientes de nuestra cultura de empresa y nuestro futuro.
Otras aplicaciones para dinamizar el FUN ENGAGEMENT
No solo utilizamos aplicaciones made in ENCAMINA como TeamsChamp, PlayQuiz o TemExperts. En el mercado existen herramientas ya establecidas que nos permiten dinamizar nuestras rutinas en forma de juegos o competiciones.
Un ejemplo de aplicación que utilizamos mucho es Kahoot. Con ella podemos formular preguntas customizadas a nuestros intereses y hacer partícipes a todos los compañeros de una organización en tiempo real. En ENCAMINA la utilizamos en nuestros eventos corporativos, o en nuestros procesos de onboarding, cuando presentamos las nuevas incorporaciones al equipo. Formulamos preguntas relacionadas con nuestros compañeros recién incorporados para que sean contestadas en tiempo real por todos los integrantes de la organización. Con ello, creamos una primera toma de contacto mucho más amigable y dinámica que las realizadas en los procesos típicos de onboarding de empleados.
Por otra parte, nuestro FUN ENGAGMENT también se extiende a los procesos de captación del talento. Cuando publicamos una oferta de empleo, a nuestros candidatos les llamamos “gamers”, y les proponemos crucigramas, acertijos de pensamiento lateral o sopas de letras, con términos relacionados con sus áreas de conocimiento, para que sepan que nos gusta jugar.
Porque de eso se trata, de fidelizar a empleados y candidatos a través de un tono divertido y entretenido en todos los procesos y sistemas de la organización. No se trata solo de aplicar herramientas de gamificación, sino también de promover una cultura y un liderazgo amigable, humano y cálido, con procesos y sistemas que faciliten las EXPERIENCIAS ¡WOW! interna y externamente en la empresa.
RESULTADOS:
El éxito del FUN ENGAGEMENT no se limita a nuestra historia de transformación, sino que su uso hoy en día es masivo en todo el mundo, con una media de 185 descargas al día en el último año, desde múltiples marketplaces (incluyendo el store de Microsoft). Desde marzo del 2021 se han desplegado las aplicaciones de Fun Engagement en más de 2.000 empresas diferentes, y cada mes hay más de 2.600 tenants activos, sobre todo en EEUU, Latinoamérica, Western Europe e India.
Clientes internacionales como el Gobierno de Australia, Cosentino, Fermax, APS Health o Santillana han hecho pública su experiencia con el FUN ENGAGMENT y los impactantes resultados que han obtenido. No obstante, y puesto que la buena práctica está centrada en ENCAMINA, estos fueron nuestros resultados de los tres meses que duró la DSL en ENCAMINA:
– Trabajamos más y mejor con Office 365, cosa que se vio reflejada en un aumento en las estadísticas de uso de Yammer, Teams, SharePoint y OneDrive. Entre enero y abril de 2019, la actividad de Teams creció más de un 137%, la de Yammer casi un 24%, un 35% la de OneDrive y un 15% la de SharePoint.
– Aumentó considerablemente la actividad en Redes Sociales. ENCAMINA aumentó sus menciones (más de 172 nuevas menciones respecto al periodo anterior), seguidores (más de 250 nuevos seguidores) y más contenidos compartidos.
– Generamos mucho engagement entre nosotros: grabamos vídeos, creamos un grupo en Yammer (nuestra red social corporativa), compartimos tips y buenas prácticas, hubo gente motivada, gente que se picaba por ser muy competitiva, gente tramposa…¡hubo de todo!
Y en las dos semanas que duró Back to the Future:
– Enviamos y recibimos con TeamExperts más de 3.000 feedbacks sobre el desempeño de nuestros compañeros.
– Cada uno, respondimos más de 40 preguntas sobre el presente y el futuro de ENCAMINA, siendo con ello más conscientes nuestra cultura de empresa y de nuestro futuro.
Como resumen, podríamos decir que el FUN ENGAMENT nos ha permitido reconectarnos emocionalmente entre los compañeros y con ENCAMINA como organización.
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